Conditions Générales de Vente

Annexe — Accord de traitement des données personnelles (article 28 du RGPD)

Version du 31 octobre 2026

Ce qui change dans cette version

• Sous-traitants : aucun nouveau. Resend, qui envoie les e-mails, est exploité par Plus Five Five, Inc. (États-Unis). Il conserve leur contenu et leurs journaux d'envoi aux États-Unis, pendant 30 jours (durée qu'il annonce pour ses offres Free, Pro et Scale), sous clauses contractuelles types ; l'envoi part toujours d'Irlande.

Les changements de la version du 7 octobre 2026 (blocage d'un client, demandes d'avis, fin d'abonnement) restent décrits dans les clauses qui suivent.

Ce résumé est donné pour information : seules les clauses qui suivent engagent les parties.

1. Objet et parties

Le présent accord fait partie des CGV. Il est conclu entre le Client, restaurant qui utilise ResBoard, agissant en qualité de responsable du traitement, et CLEMENT ROUX EI, 16 rue de la Licorne, 29800 Pencran, France, éditeur de ResBoard, agissant en qualité de sous-traitant (ci-après « ResBoard »). Il a pour objet de définir les conditions dans lesquelles ResBoard traite, pour le compte du Client, les données personnelles des clients et du personnel du restaurant.

Il est accepté par voie électronique par le propriétaire ou un co-gérant du restaurant, lors de la création du restaurant ou depuis l'application. ResBoard conserve l'auteur, la date et la version de chaque acceptation. En cas de contradiction avec le reste des CGV sur la protection des données, le présent accord prévaut.

2. Description du traitement

• Objet : fourniture du logiciel ResBoard — prise et suivi des réservations (saisies par l'équipe ou en ligne par les clients), plan de salle, fichier clients, empreintes bancaires, notifications à l'équipe, e-mails de confirmation et de rappel aux clients, demandes d'avis aux clients si le Client les active et, si le module est activé, pointage du personnel.
• Durée : la durée d'utilisation de ResBoard par le Client, puis la période de restitution et de suppression prévue à l'article 4, point g.
• Nature des opérations : collecte (formulaire de réservation en ligne, saisie par l'équipe), enregistrement, hébergement, consultation, modification, envoi d'e-mails, sauvegarde, suppression.
• Finalité : permettre au Client de gérer ses réservations, sa relation avec ses clients (y compris, s'il le décide, refuser la réservation en ligne à un client et solliciter l'avis de ses clients après leur repas) et, le cas échéant, le temps de travail de son équipe. ResBoard n'utilise pas ces données pour ses propres finalités, à l'exception de la sécurité du service (lutte contre les abus) et de mesures d'usage du logiciel fondées sur des identifiants pseudonymes.
• Catégories de personnes concernées : les clients du restaurant (convives) et les membres de son personnel.
• Catégories de données : identité et coordonnées (nom, téléphone, e-mail) ; détails des réservations (date, heure, nombre de couverts, préférences d'installation, besoin d'accessibilité, allergies) ; notes et étiquettes libres saisies par le Client ou par le client lui-même ; historique (visites, annulations, absences) ; blocage de la réservation en ligne (motif, date de pose et échéance) ; refus des demandes d'avis, sous forme d'empreinte de l'adresse e-mail ; empreinte bancaire, dont les données de carte ne sont traitées que par Stripe ; pour le personnel, nom, coordonnées, horaires et pointages, et code personnel conservé sous forme hachée ; données techniques (adresse IP, à des fins de sécurité).
• Données sensibles : les allergies et le besoin d'accessibilité sont des données de santé (article 9 du RGPD). Le logiciel ne les enregistre qu'avec le consentement explicite de la personne concernée : case cochée par elle dans le formulaire de réservation en ligne, ou case par laquelle le personnel du Client atteste l'avoir recueilli, notamment lors d'une réservation par téléphone. La date et l'origine de ce consentement sont conservées pour en apporter la preuve. Ces données sont effacées automatiquement le lendemain du repas, et la personne peut les effacer elle-même à tout moment depuis son espace de réservation. Le Client s'abstient de saisir des données de santé dans les champs libres (notes, étiquettes), qui ne bénéficient pas de ces garanties.
• Blocage d'un client : le Client peut refuser la réservation en ligne à un client, pour un motif choisi dans une liste fermée (absences répétées sans prévenir, annulations tardives répétées, garantie bancaire non honorée, incident sur place) et pour 3, 6 ou 12 mois. Le logiciel n'accepte ni motif libre ni blocage sans échéance. Le client bloqué reçoit un message neutre, qui ne mentionne pas le blocage ; l'équipe du Client voit un avertissement et reste libre d'enregistrer sa réservation. Le blocage est levé automatiquement à son échéance ; son motif et ses dates sont alors effacés. Il figure dans l'export des données du client.
• Demandes d'avis : désactivées par défaut. Si le Client les active en enregistrant le lien de sa page d'avis, le logiciel envoie au client, le lendemain d'un repas honoré, un seul e-mail l'invitant à donner son avis. Le refus lui est proposé dès l'e-mail de confirmation de sa réservation, puis dans chaque demande, en un clic et sans frais ; il vaut pour ce restaurant et cette adresse. Ce refus est conservé sous forme d'empreinte, sans l'adresse en clair, au moins 3 ans et tant que le Client garde cette adresse dans une réservation ; l'effacement des données du client ne le supprime pas, pour qu'il reste respecté.

3. Obligations du Client

Le Client garantit disposer d'une base juridique pour chaque traitement qu'il confie à ResBoard, informe les personnes concernées de ce traitement (le formulaire de réservation en ligne désigne le restaurant comme responsable du traitement) et veille à l'exactitude des données qu'il saisit. Le présent accord, les CGV et l'utilisation que le Client fait des fonctions et réglages du logiciel constituent ses instructions documentées.

4. Obligations de ResBoard

ResBoard s'engage à :

1. Instructions. Ne traiter les données que sur instruction documentée du Client, y compris pour les transferts hors de l'Union européenne, sauf obligation légale ; dans ce cas, il en informe le Client avant le traitement, sauf si la loi l'interdit. Il informe immédiatement le Client si, selon lui, une instruction constitue une violation du RGPD ou d'autres dispositions du droit de l'Union ou du droit français relatives à la protection des données.
2. Confidentialité. Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données s'engagent à en respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.
3. Sécurité. Prendre les mesures requises par l'article 32 du RGPD, décrites à l'annexe 1 ci-dessous.
4. Sous-traitants ultérieurs. Le Client donne une autorisation générale au recours aux sous-traitants ultérieurs listés à l'annexe 2. ResBoard informe le Client par e-mail, au moins 30 jours à l'avance, de tout ajout ou remplacement ; le Client peut s'y opposer pendant ce délai pour un motif légitime et, à défaut de solution, résilier son abonnement sans pénalité avant que le changement ne prenne effet. ResBoard impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes et demeure pleinement responsable envers le Client de leur exécution.
5. Droits des personnes. Aider le Client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans toute la mesure du possible, à répondre aux demandes d'exercice de leurs droits présentées par les personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition). Le logiciel permet au Client de consulter, corriger, exporter et supprimer une fiche client ; pour ce qu'il ne permet pas encore, ResBoard intervient sur demande écrite du Client dans un délai de 15 jours. ResBoard transmet sans délai au Client toute demande qu'une personne lui adresserait directement.
6. Sécurité, violations et analyses d'impact. Aider le Client à respecter les obligations des articles 32 à 36 du RGPD : ResBoard notifie au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations dont il dispose (nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes et de données concernées, conséquences probables, mesures prises ou proposées) ; il fournit les informations utiles à une analyse d'impact ou à une consultation préalable de la CNIL.
7. Fin de la prestation. Au choix du Client, supprimer toutes les données personnelles ou les lui restituer, puis détruire les copies existantes, sauf obligation légale de conservation. La restitution, dans un format structuré et couramment utilisé, est faite sur demande écrite reçue au plus tard 30 jours après la fin de l'abonnement. À défaut, les données sont supprimées au plus tard 60 jours après la fin de l'abonnement ; leurs copies de sauvegarde disparaissent au fil de la rotation des sauvegardes, au plus tard 90 jours plus tard. Les relevés de pointage, que le Client conserve en sa qualité d'employeur, lui sont restitués sur demande avec ses autres données, puis supprimés dans le même délai. Les factures que ResBoard a émises au Client ne relèvent pas du présent accord : ResBoard les conserve 10 ans, au titre de ses propres obligations comptables.
8. Information et audits. Mettre à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent article, et permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le Client ou un auditeur qu'il mandate et qui est tenu à la confidentialité, sur préavis de 30 jours, aux frais du Client et au plus une fois par an, sauf violation de données avérée. L'audit porte d'abord sur pièces.

ResBoard tient un registre des catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte de ses clients (article 30-2 du RGPD).

5. Transferts hors de l'Union européenne

La base de données et les fichiers sont hébergés dans l'Union européenne, à Francfort. Certains sous-traitants ultérieurs sont des sociétés établies aux États-Unis ou traitent des données hors de l'Union (voir l'annexe 2) ; en particulier, Resend conserve aux États-Unis le contenu des e-mails envoyés et leurs journaux d'envoi. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne intégrées à l'accord de traitement de chaque fournisseur (pour Resend, module « sous-traitant à sous-traitant ») et, lorsque le fournisseur y est certifié, par la décision d'adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE–États-Unis.

Annexe 1 — Mesures de sécurité

• Chiffrement de toutes les communications (HTTPS, HSTS).
• Base de données et fichiers hébergés dans l'Union européenne (Francfort).
• Cloisonnement des données par restaurant : chaque lecture et chaque écriture est limitée au restaurant de l'utilisateur, ce que des tests automatisés vérifient avant chaque mise en production.
• Accès par rôle (propriétaire, co-gérant, chef de salle, équipe), contrôlés côté serveur.
• Mots de passe d'au moins 12 caractères, conservés sous forme hachée ; codes personnels de pointage également hachés.
• Limitation du nombre de requêtes, défi anti-robot et plafonds de réservations sur le formulaire public.
• Liens de gestion d'une réservation protégés par un jeton aléatoire de 32 octets.
• Sauvegardes : restauration possible à tout instant des 7 derniers jours, instantanés quotidiens conservés 14 jours et hebdomadaires conservés 35 jours, copie hebdomadaire chiffrée hors de l'hébergeur conservée 90 jours ; restauration testée.
• Détection des erreurs et alertes de disponibilité.
• Aucune donnée de carte bancaire traitée ni conservée par ResBoard (Stripe).

Annexe 2 — Sous-traitants ultérieurs autorisés